一人事務所の管理負担
Excel管理を卒業し、営業や自己研鑽に時間を。
粟飯原特許事務所
提出・発送書類のデータを取り込み、Excel管理から移行。案件を覚え続ける不安が軽くなり、営業活動・書類作成・自己研鑽に時間を充てられるようになりました。
一番大きいのは、Excelによる管理そのものがなくなったことです。
導入で変わった、お客様の仕事。
企業・大学・特許事務所の、9件の実例。
あなたの課題に近い声から、導入後の変化をご覧ください。
直接納品で、ファイルの解凍・転記が不要に。
パラマウントベッド株式会社
導入前
メールで受け取り、Excelへ転記
- 代理人がZIPファイルをメールで送付
- 添付書類を解凍
- Excelへ転記
導入後
代理人がroot ipへ直接納品
- 書類をroot ipに直接添付
- 納品履歴を双方で確認
また、従来お願いしていた書類の郵送業務も廃止することができました。
現場で生まれた変化
納品書類の解凍やExcelへの転記が不要になり、書類の郵送業務も廃止されました。
情報を探す手間を減らし、新事業に向き合う時間を確保。
株式会社コロプラ
導入前
フェーズごとに情報が散在
- 発明の発掘・出願
- 中間対応
- 年金管理
導入後
案件検索で関連情報を把握
- 案件の情報を一元管理
- ファミリーのステータスも確認
また、このような効率化によって生まれた時間を新事業対応・新規タイトル対応に充てることができるようになりました。
現場で生まれた変化
効率化で生まれた時間を、新事業・新規タイトルへの対応に活用。特許出願の質の向上を実感していると語られています。
毎日の期限確認で、チームのスケジュール共有が習慣に。
弁理士事務所ブランデザイン
導入前
開業直後にExcel管理の限界を実感
- 開業後2〜3か月で案件が急増
- Excelによる管理に限界
導入後
期限リストを日々確認する運用へ
- アクション期限リストを確認
- チームでスケジュール共有
- 書類・メールをテンプレート化
テンプレートの作成には一定の手間はかかりますが、それ以上の効果を感じています。
現場で生まれた変化
期限リストを日々確認することで、期限漏れを防ぎ、チーム内のスケジュール共有も習慣に。特許庁に提出する書類やメールのテンプレートを整備し、業務の標準化も進みました。
案件ごとの入力を、年金納付情報の一括更新へ。
リケンNPR株式会社
導入前
納付の連絡後、案件ごとに記入
- NGBから年金納付の連絡
- 案件ごとに年金納付情報を記入
導入後
CSV・請求明細データを取り込む
- 報告CSV・請求明細データを取込
- 年金納付情報を一括更新
一括で年金納付情報が更新できるようになった。
現場で生まれた変化
NGBの報告CSV・請求明細データの取込機能を活用し、案件ごとの年金納付情報の記入を一括更新に変えました。
経験と記憶に頼る管理から、ルールに基づく期限の自動生成へ。
国立大学法人東京科学大学
導入前
担当者の経験・記憶に頼る管理
- 国ごとの対応や期限を把握
- 経験と記憶を頼りに期限を管理
導入後
データ入力から次の期限を生成
- オフィスアクション・年金納付データを入力
- 国ごとのルールに基づきアクション・期限を自動生成
以前は経験と記憶に頼った、いわば職人技のような管理をしていました
現場で生まれた変化
次のアクション・期限が自動生成されるようになり、担当者の経験や記憶に頼っていた期限管理の負担が軽くなりました。
約20年使ったシステムから移行し、手入力やファイル結合を軽減。
株式会社大本組
導入前
更新が難しくなった内製システム
- 案件情報はすべて手入力
- 包袋データの管理が煩雑
導入後
庁連携とファイル保存で効率化
- J-PlatPat連携で手入力箇所を削減
- ファイルをそのまま保存し、結合作業が不要に
結果として1〜2ヶ月ほどで移行が完了し、非常にスムーズでした。
現場で生まれた変化
庁連携とCSV取込を使い、基本的なデータ移行を自社で実施。「提案」案件の作成はサポートを利用し、約1〜2か月で移行を完了しました。
ほかの現場で生まれた変化
記事掲載時点の業務の変化を要約しています。
案件に紐づく連絡
案件に紐づく連絡で、メール・チャットのやり取りを減らす。
弁理士法人前川知的財産事務所
連絡機能の活用により、別途メールやチャットでやり取りする必要が減少。過去の経緯も把握しやすくなったと評価されています。
案件に直接紐づける形で連絡ができるのは、ミス防止の観点からも効果的です。
ファミリー管理と資料提出
件数増で煩雑になった管理から、ファミリーを把握しやすい環境へ。
京都フュージョニアリング株式会社
Excel管理が煩雑になったことを機に導入。ファミリー管理が楽になり、投資家への資料提出にも柔軟でスムーズに対応できるようになりました。
導入後は、特許のファミリー管理がとても楽になりました。
導入の背景や工夫を、お客様の言葉で。
CONTACT
あなたの業務で、root ipを確かめる。
今の管理方法や、時間のかかる事務をお聞かせください。画面を見ながら、使い方・費用・トライアルの進め方をご案内します。