国立大学法人東京科学大学

インタビューに参加しているメンバーは、当時はオンプレミス型のシステムを使い、root ipと同じように期限管理や案件管理を行っていました。利用期間は十年単位だったと聞いています。オンプレミスゆえに、学内が停電になるとメンテナンスで駆けつけたり、システムを立ち上げ直したりする苦労があったようです。また、学外からのアクセスにはVPNが必須で、近年のセキュリティ事情を考えると、そこも課題として意識されていました。

本学は2年前に旧東京工業大学と旧東京医科歯科大学が統合しました。その際に、それぞれの大学での知財管理システムに課題もあったことから、新たにクラウドベースでのシステム導入を検討しました。いくつかの他大学様とは大学の知財部門運営に際しての情報共有を密にしておりましたので、その中でroot ipの導入の事例を紹介いただき、検討の結果最終的に選定候補とさせていただきました。

変わって便利になったと感じる点が多く、特に大きいのは、各国特許庁のサイトへの案件へのダイレクトリンク、日本の特許庁データ連携機能、オフィスアクションや年金納付のデータを入力すると、翌年のアクションや期限が国ごとのルールに基づいて自動的に立つようになった点です。以前は経験と記憶に頼った、いわば職人技のような管理をしていましたが、それが自動化されたのは圧倒的に便利になったと感じています。

一方で、root ipはタブがいくつかに分かれていて、どの画面でどのデータを入力すればよいのか、戸惑った部分も最初はありました。慣れの問題ではあるのですが、新規案件の登録時に「次はこれを入力してください」というようなナビゲーション機能が実装されることを今後期待いたします。

もともとの背景としては、業務量が増える中で担当者の負荷が増えすぎないようにという思いからスタートしたと聞いています。新しいシステムに慣れるまでの間は、どの業務を外部に任せられるか自体が分からない状態でしたが、数ヶ月使ってみて手間取っている部分が見えてきたタイミングで、任せる業務を相談しながら決めていきました。あわせて、学内の人員体制にも変化があり、その分を補う意味でも外部委託による効率化を図ろうという考えもありました。

「これくらいの分量でまずお願いしてみよう」と試しながら依頼しているというのが現状です。

具体的な依頼としては、先月あたりから、年金の未入力データの確認・入力や、公開情報の取得・入力といった、月次の定型業務を継続してお願いしており、自分たちだけで対応しようとすると溜まってしまいがちな作業なので、毎月見ていただけるのは非常に助かっています。

印象に残っているエピソードとしては、学内の統合に伴うデータの取り込み作業があります。もともとのデータ形式や粒度が異なる中で、本来であれば当事者同士で細かくすり合わせながら進めなければならない作業を、思い切ってお任せしたところ、しっかり対応していただけ、非常に助かりました。

一番は、日々の作業量がさらに減っていく方向を期待しています。まだ手を付けられていないのですが、代理人（特許事務所）様とのデータ連携にも今後取り組んでみたいと考えています。また、API機能を活用し、文部科学省や特許庁向けの年次報告データの抽出作業を効率化する取り組みも進めています。旧システムとは検索の仕組みが大きく異なるため試行錯誤していますが、今後さらに使いこなしていきたいです。

もともと使っていたシステムも様々でしょうし、ITツールの切り替えは、これまでの慣れをどう手放すかという点でどうしても難しさがあります。root ipは機能が豊富な分、最初はどこに何があるのか戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえば大きな武器になると思います。また、国内の会社ということもあり、レスポンスの速さや、日本語で細かいニュアンスまで相談できる点は、海外のサービスにはない安心感があります。そうした点も含めて、ぜひ前向きに検討してみてほしいです。