Overview
導入の背景
課題
- Excelでの管理に限界がありました。
- 社内のセキュリティ設定により、削除したファイルがごみ箱に残らず、誤って削除した際に復元できないリスクがありました。
- 国内・海外の法域別にExcelファイルが分かれており、さらに国別にシートが分割されていました。
- 管理用ファイルとは別に、ミーティング用のファイルも存在していました。
- 手続きが発生するたびに複数のExcelファイルをチェックする必要があり、1案件につき15項目ほどの確認リストが存在していました。
- 担当者によって入力方法が異なり、事務・技術間でフォーマットにばらつきがありました。
導入効果
- 複数のExcelファイルでの管理から脱却することができました。
- root ipにログインすると、期限やToDoが表示されるため、担当者ごとに対応すべき期限をすぐに確認できるようになりました。
- 代理人連携やAPI連携の活用を通じて社内外の連携業務を効率化するとともに、作業負担の大きい案件作成処理についてはJSON活用を検討し、root ip内における業務プロセスのさらなる効率改善を進められるようになりました。
Interview
ご利用の現場から
パラマウントベッド株式会社
法務部 知財室 室長 小山 埆太郎 様
法務部 知財室 弁理士石川 隆史 様
法務部 知財室 下﨑 忍 様
法務部 知財室 遠藤 美華理 様
活用している追加機能
現在は、代理人連携機能を活用しています。
代理人連携による便利な点
代理人の方に弊社のシステムへ直接納品していただけるようになったことで、従来メールで納品いただいていた際に発生していた、添付書類の解凍・内容確認・Excelへの転記といった一連の作業が不要になりました。
また、請求データの登録も代理人にお願いしており、請求費用の管理が大幅に効率化されました。
代理人連携のメリットをどのようにお伝えしましたか？
たとえば納品書類について、従来はZIPファイルにまとめてメール添付でご提出いただいていましたが、root ipに直接添付していただくことで、パスワード付きメール送信の手間を省けることをお伝えしました。
また、従来お願いしていた書類の郵送業務も廃止することができました。
システム上にログが残るため、納品履歴をお互いに確認できる点もメリットとしてお伝えしました。
代理人連携を導入する際に工夫した点
代理人のご協力を得るため、交渉には時間をかけました。
メリットを直接お伝えするため、特許事務所を訪問し、複数回の話し合いを通じて、まずは1つの事務所で業務フローを確立しました。
請求書のデータ入力に関しては、課税・非課税の金額のみを簡単に入力できるよう、事務所専用のテンプレートを知財部で用意し、迷うことなくご利用いただけるよう工夫しました。
発送書類のマスタについても、代理人の方が分かりやすい名称で登録し、入力作業の負担軽減を図りました。
稼働開始までの期間
導入後すぐに運用を開始しました。
日本の公開案件については庁連携機能を利用して一括作成し、まずは自社で使用していた管理ファイルのアップロードを行いました。 フォルダごとアップロードできる点が非常に便利でした。
案件を作成すると自動的に期限も生成されるため、Excelで管理していた期限情報を順次root ipへ移行しました。
稼働までには半年もかかりませんでした。
今後root ipに期待すること
年金管理会社との連携強化を期待しております。
たとえば、NGB社様からの年金情報をアップロードすることで、各案件の年金納付状況や印紙代情報が自動更新されるようになると、大変助かります。
APIのさらなる充実にも期待しております。
