Overview
導入の背景
導入前に感じていた課題
- 2005年から約20年間、自社構築の知財管理システムを使用していたが、データベースにAccess97を採用しており、セキュリティやWindowsアップデートによる互換性の面で不安があった。
- 前任の開発担当者しか仕組みが分からず、更新ができない状態になっていた。
- 案件情報がすべて手入力形式のため、入力ミスや漏れに気づきにくい構造だった。
導入後の変化
- J-PlatPatとの連携により手入力箇所が減少し、情報の正確性が担保されるようになった。
- 包袋ファイルをドラッグ＆ドロップで保存できるようになり、PDF以外のファイルもそのまま保存可能に。従前行っていた結合作業が不要になった。
- 案件タグ機能を活用し、事業部（土木・建築）や独自の技術分類で案件を色分け・可視化。社内向け報告資料もCSV出力で簡単に作成できるようになった。
- 社員向けの知財ポータル（ノーコードツールで独自構築）に必要な情報を取り込む際も、root ipからのCSV出力がそのまま活用でき、構築がスムーズに進んだ。
Interview
ご利用の現場から
株式会社大本組
法務部 O.T. 様
システム導入を検討し始めた経緯を教えてください
自社構築のシステムは2005年から約20年間使用していました。仕様自体はシンプルで使いやすかったのですが、データベースにAccess97を使用しており、セキュリティやWindowsアップデートとの互換性の面でいつ使えなくなるか分からない状態でした。前任の担当者しか分からない部分があり更新ができなかったことや、全て手入力のため入力ミスに気づきにくかったこと、包袋データの管理が煩雑だったことも課題でした。2024年8月頃から情報収集を始め、知財管理やシステム導入は当時未経験だったため手探りの状態でしたが、DX推進部に助言をもらいながら、ほぼ一人で進めました。
導入の検討はどのように進みましたか？
検討を進める中で知財・情報フェアの存在を知り、参加しました。他社も併せると3社トライアルを行い、root ipでは知財4法の案件管理、報奨金管理、経費管理といった基本機能に加え、社内独自の「提案」制度の管理にも問題なく対応できることが確認できました。ランニングコストの低さや、自分でできる移行作業（庁連携・CSV取り込み）で導入費用を抑えられたこともあり、社内の稟議もスムーズに通りました。
本運用開始まではどのような道のりでしたか？
本稼働用のデータは庁連携機能やCSVをroot ipに取り込み、基本的に自分で移行しました。どうしても対応が難しかった「提案」案件の作成についてのみ、サポートをお願いしています。結果として1〜2ヶ月ほどで移行が完了し、非常にスムーズでした。
導入前は、前のシステムと比べて入力画面のボタンの多さに少し驚きましたが、マニュアルや説明動画が充実していたことと、質問へのレスポンスが早かったことで、早期に慣れることができました。
サポート体制について教えてください
とにかくレスポンスの速さが印象的でした。トライアル中は主にデータ移行の場面でマニュアルを活用しましたが、マニュアルに載っていない部分は直接問い合わせ、疑問をすぐに解消できました。説明会を受ける権利が複数回分あったのですが、マニュアルやメールのやり取りだけで解決できてしまい、結局回数が余ってしまったほどです。定期的に開催されているウェビナーも見ていますが、メインテーマ以外のちょっとした便利な使い方を知れることも多いので、今後も続けてほしいと思っています。
root ipを利用されている他ユーザとの情報共有や引き継ぎの面での変化はありましたか？
現状は基本的に自分がメインで管理を行っています。root ipは使いやすさに加えてマニュアルやサポートが充実しているので、万が一担当が変わっても問題なく引き継げると感じています。今後は社内のニーズや費用対効果を踏まえながら、発明者や社内の関連部署への展開も模索していきたいと考えています。
今後root ipクラウドに期待することは何ですか？
現状でも十分満足していますが、経費のPDFから金額などを自動で読み取れるようになると、さらに便利だと思います。また、機能が非常に充実している一方で、正直まだ使いこなせていない部分も多いと感じているので、いろいろな活用方法を模索していきたいです。
同じように知財管理システムの老朽化やリプレースを検討している企業へ、一言メッセージをお願いします
機能面が優れているのはもちろんですが、それ以上にサポートやマニュアルがとても充実していて、本当に使いやすいと感じています。導入を検討されている企業様には、ぜひおすすめしたいです。
