課題解決事例

期限管理の煩雑さやミスをなくしたい

期限を一つ一つ手作業で管理する手間とリスクは想像以上に大きい

  • 1つの仕事に対する期限を、一つ一つ期限計算してリスト化も行って管理している方も多いかと思います。
    1つの仕事に対する期限は法定期限だけではなく、顧客に回答を求めたり、担当者の対応期限や組織のセーフティネットの期限もあることでしょう。
    類似の期限管理システムでは管理可能な数が限られていたり、またユーザに適した期限がなく名称が正しくないものを転用していたりということも。
    考えるべきことが多くなればなるほど煩雑さやミスは多くなり、せっかくの期限管理ツールも手間を増やしていることもあります。

root ip特許管理システムが解決します

  • 案件の進捗を入力するだけで期限を自動計算・自動設定

    root ip特許管理システムは案件の進捗に合わせて起算となる日を定め、法定期限を自動計算することが可能です。
    煩雑な月末日の期限計算の処理も加味して設定ができるのは、実務のプロフェッショナルである弁理士が作り上げたこのシステムならでは。
    今までの期限管理の際に感じていた手間や労力、そして起こりうるミスを丸ごと低減します。
    さらに日本国特許庁のhtml形式の庁書類に関しては、そのファイルの取込を行った際に同時に応答の期限を立てることも可能です。
  • 法定期限以外にもユーザの必要な期限を必要な数だけ設定可能

    1つの仕事に対して細やか且つ確実な対応を行うために、期限の立て方はそのチームの数だけあることでしょう。
    root ip特許管理システムは、1つの仕事に対して内容を合わせた期限を複数立てることが可能です。
    例えば「”計算した法定期限の3日間前”に”事務担当者の期限”を立てたい」場合など、組織内のルールに合わせた期限を併せて自動設定することも可能です。
    これにより、期限管理ツールに合わせることなく、簡単な操作でよりその組織の業務にフィットした期限管理が実現されます。
  • 直近期限はシステムのTOPページにリスト化

    システムで一番見ることの多いページのひとつは「TOPページ」です。
    root ip特許管理システムはここに直近の期限と内容を見やすく一覧表示することによって期限や内容を確認する手間を削減します。
    規模やユーザのお好みで、「全案件の直近期限」や「担当案件の直近期限のみ」など表示モードを選択してさらに効率化を図ることもできます。

効率化実感の声を頂いています

・IDS対応の必要な指令に関して設定を行うと、ファミリー案件に対して自動で期限の候補を表示するため、IDSの管理がしやすくなった

・1つの仕事に対応する際に組織ルールに則った担当者ごとの期限のセットを組むことができ、時間も負担も格段に減った

・自動で必要な期限設定を行うことで、期限計算の必要がなくなり属人的な判断も不要になった

・期限を細かく設定したが、期限検索の機能が充実しているため、かえってチェック時間の時間短縮に

・案件情報と期限の処理日が自動で同期することがとても便利で、ミスや時間の大幅な削減になった

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